איך למנוע מקרי גניבה והונאה בארגון? דרכים לבדוק את מהימנות העובדים מראש

כל ארגון עלול ליפול קורבן למעילה. לפעמים זה עובד שמוציא ציוד מהמחסן, לפעמים זו גישה לא מורשית לקבצים ובמקרים אחרים זו הונאה פיננסית בהיקף משמעותי. במקומות עבודה, לרוב הסיכון לא מגיע מבחוץ אלא דווקא מבפנים.

אף אחד לא רוצה לחשוב שעובדים שלו יכולים לגנוב ממנו, אבל אם לא נוקטים צעדי מנע מראש, זה בדיוק מה שעלול לקרות.

מעסיקים לא רואים את זה מגיע

רוב מקרי הגניבה הפנים-ארגוניים אינם תוצאה של תכנון מתוחכם. הם נולדים ממצבים יומיומיים:

• עובדים שמרגישים מקופחים.
• עובדים שנקלעו למצוקה כלכלית.
• עובדים שיודעים שלא מפקחים עליהם (ברגע שיש גישה לנכסים, מוצרים, כספים או מידע ואין שום פיקוח או אכיפה, הפיתוי גובר).

נתונים מדאיגים שכדאי להכיר

הנתונים מדברים בעד עצמם. לפי דו"חות עדכניים בעולם:

• כ-70% ממקרי ההונאה בארגונים נעשים על ידי עובדים.
• רק כשליש מהם מתגלים בתוך השנה הראשונה.
• עובדים שמעורבים בהונאה לרוב אינם בעלי עבר פלילי.

לא מדובר רק בכסף

מעילות וגניבות לא חייבות להתבטא בשקלים או דולרים. הנזק האמיתי לא תמיד נמדד במאזן. החברה נפגעת בשל האמון שנשבר, המוניטין שנפגע והקשרים עסקיים שהולכים לאיבוד.

הנה דוגמאות נפוצות:

• שימוש ברכב חברה לצרכים פרטיים.
• גניבת זמן – ניפוח שעות עבודה או שליחת דו"חות כוזבים.
• העברת מידע רגיש לגורמים חיצוניים.
• קידום אינטרסים אישיים דרך מערכות פנימיות.

לפעמים האמינות נבחנת רק כשכבר מאוחר מדי

אחת הטעויות הנפוצות ביותר היא לבדוק אמינות רק כשמשהו מרגיש חשוד. בשלב הזה, הארגון כבר חשוף לסיכון, ולפעמים גם ניזוק בפועל. התייחסות לאמינות כשלב טכני או כמשהו שנבדק "אם יש צורך" – משאירה פרצות חמורות במערך האבטחה הפנימי. התנהגות לא נאותה לא נולדת ביום אחד, אבל כשהיא מתפתחת בלי שזוהתה מראש, קשה לעצור אותה בזמן. ככל שמקדימים לבדוק את הגישה והערכים של העובדים, כך קל יותר למנוע תקלות, לבנות תרבות אמון ולשמר שליטה ארגונית אמיתית. בלי בדיקה יזומה, הארגון פשוט מהמר על עצמו.

למה דווקא עובדים מסורים עלולים למעוד?

קל לדמיין שעובדים אשר מועלים הם טיפוסים בעייתיים באופן ברור. בפועל, חלק מהמקרים הקשים ביותר מתרחשים דווקא בקרב עובדים שנתפסו כאמינים, מסורים ויעילים במיוחד. כשהם זוכים לאמון מוחלט, ללא בקרה או שיח פתוח על גבולות, נוצר מרחב פעולה מסוכן.

הם עשויים להצדיק את מעשיהם בשלל דרכים, בין אם הם נמצאים תחת לחץ כלכלי או מרגישים ש"עשיתי כל כך הרבה, מגיע לי קצת יותר". לפעמים, פשוט מתפתים כי ישנה הזדמנות זמינה מדי.

ככל שעובדים צוברים ותק, כך רמת הפיקוח עליהם יורדת, ובהתאמה גדל הסיכון.

חשוב להבין: המניע לא תמיד פלילי, אבל הנזק כן. כשמעסיקים לא בודקים באופן עקבי את הגישה של עובדים לנורמות, הם עלולים לפספס שינויים בגישה, כאלה שמתפתחים מתחת לרדאר. התוצאה עלולה להיות מקרה שמתגלה מאוחר מדי, ומערער את תחושת הביטחון של הארגון כולו. זו הסיבה שמהימנות צריכה להיבדק לא רק בתחילת הדרך, אלא כחלק ממנגנון מתמשך.

הגישה המסורתית לא מספיקה

רוב המעסיקים מסתמכים על כלים מוגבלים:

• ראיון עבודה – מבוסס על שיחה, לא על מדדים. קל מאוד להציג חזות חיובית בריאיון.
• המלצות – כמעט תמיד חיוביות, ולעיתים לא מהימנות.
• בדיקת עבר פלילי – חושפת את העבר, לא נטייה עתידית.
• תקופת ניסיון – כבר מאוחר מדי. אם העובד לא אמין, הנזק כבר עלול להיגרם.

איך בודקים אמינות מראש?

הדרך היחידה להקטין את הסיכון היא לאתר מראש מי מהעובדים עלול או עלולה לפעול בצורה לא הוגנת. חשוב להבחין בין התנהגות בפועל (מה העובדים עושים, האם הם עומדים בנהלים, האם היו בעבר אירועים חריגים, איך הם מתנהגים תחת לחץ) לבין עמדות וערכים (מה הגישה שלהם כלפי כללים, מוסר, רכוש שאינו שלהם). אלו דברים שלא רואים בראיון, ויכולים להיות הרבה יותר משמעותיים מאשר כל כישרון מקצועי.

מתי הסיכון גבוה במיוחד?

יש תפקידים שדורשים יותר זהירות, מכיוון שהפיתוי או הגישה גבוהים יותר:

• שירות לקוחות עם גישה למערכות תשלום.
• מחסנאים ובעלי גישה לסחורה.
• עובדי כספים ותפעול.
• מנהלי פרויקטים עם שליטה בתקציבים.
• תפקידי רכש, שיווק ואנליזה עם קשרים חיצוניים.

במקומות האלה, חשוב במיוחד לבדוק מראש לא רק כישורים, אלא גם אמינות אישית.

אבחון יוזם במקום תגובה לבעיה

מניעה אפקטיבית לא מבוססת על תחושת בטן או על תקווה שהכול יעבור חלק. נדרש תהליך סדור כדי למנוע גניבה או הונאה. מומלץ לפעול בשלושה שלבים:

• הגדרה ברורה של גבולות: קוד אתי, נהלים אכיפים, תקשורת ברורה לעובדים.
• בקרה יומיומית: גישה מוגבלת, הפרדה בין סמכויות, ניטור פעילויות חריגות.
• בדיקה מקדימה של עובדים חדשים: אבחון אמיתי של עמדותיהם, גישתם לערכים ארגוניים ונטייה להתנהגויות בעייתיות.

לא רק הגנה – גם שיפור בתרבות הארגונית 

כשהארגון משדר רצינות בנושאים של יושרה, העובדים מגיבים בהתאם. אכיפה שקופה, תהליך מיון שמדגיש אמינות והגדרה של סטנדרטים ברורה, כל אלה מהווים דרכים ליצור תרבות שבה קשה הרבה יותר לעבוד על הארגון. בתרבות כזו הסיכון להונאות נמוך יותר, ויש גם יתרונות נוספים: שיפור בעבודת צוות ושימור עובדים לטווח ארוך.

הפתרון שלנו: IntegriTEST

כדי לתת למעסיקים כלי אמיתי לבדיקה מראש של מהימנות מועמדים, פיתחנו את IntegriTEST – מבחן אמינות ממוחשב שמזהה נטייה להונאה, גניבה, עקיפת נהלים או כל התנהגות לא ראויה במקום העבודה.

המבחן קצר, מדויק, מבוסס מחקר ומתבצע בממשק ידידותי ונוח. אנחנו רואים כל הזמן כיצד ארגונים מצליחים לצמצם סיכונים, לחסוך עלויות ולשפר את איכות כוח האדם בזכות העובדה שהם בודקים מראש, ולא מחכים לבעיה. אם אתם מגייסים עובדים ויש לכם אפס סובלנות בנושאי אמינותֿ, זה הכלי שצריך להיות בארגז הכלים שלכם.