למה מבדק אמינות תקופתי הוא כלי הכרחי לניהול עובדים ולשמירה על אמון בארגון?

ארגונים בנויים על אמינות בין עובדים, בין מנהלים ובין כוח האדם לארגון עצמו. הבעיה היא שהאמינות הזו אינה מובטחת, ועלולה להישחק בשקט, לאורך זמן, לפעמים בגלל עובדים בודדים ולפעמים בגלל נורמות שהולכות ומתעקמות בלי שמישהו עוצר את זה.

לכן, לא מספיק לסמוך על אנשים. צריך לבדוק אותם באופן יזום, שיטתי ותקופתי.

כשאין בקרה יש סכנה

גם בארגון עם תרבות חיובית ועובדים מצוינים, חוסר בקרה עלול לפתוח דלת לבעיות. אמינות אינה תכונה קבועה. היא מושפעת מהקשר, נסיבות, לחצים ושינויים בתפקיד או בהנהלה. עובד או עובדת שהיו יציבים ונאמנין במשך שנים עלולים לחרוג ממנהגיהם בעקבות תחושת עוול, לחץ אישי או פער בין התרומה לתגמול. ללא היכולת לזהות מוקדם את הבעיות, הארגון מגיב רק כאשר מאוחר מדי.

פגיעה באמינות לא חייבת להגיע בעקבות מקרה קיצון. לפעמים זו שרשרת של חריגות קטנות:

• אי־דיווח מדויק על שעות.
• גישה לא מאושרת למידע.
• עקיפת נהלים מתוך נוחות.
• העלמת עין מהתנהגות לא תקינה של קולגה.

כשהמערכת לא מגיבה, התחושה היא שהכל מותר, ושם בדיוק מתחילה להתפתח הבעיה הארגונית.

אילו סוגי עובדים עלולים לפגוע בארגון?

הטעות הנפוצה ביותר היא לחשוב שמבדקי אמינות נועדו רק לעובדים חשודים. בפועל, כמות גבוהה של התנהגויות לא תקינות מגיעות מעובדים רגילים לגמרי, כאלה שלא העלו כל חשד.

זה קורה כי עובדים פועלים לפי מה שמקובל סביבם, וגם סטייה קלה יכולה להפוך להרגל.

מדיניות שמובילה לבעיות:

• אין מדיניות ברורה או אכיפה עקבית.
• אין שיח פתוח על נורמות ואתיקה.
• אין מנגנון שמעדכן את ההנהלה מה קורה בשטח.

אתגרים בפתרון הבעיה

יש ארגונים שמסתפקים בכלים נקודתיים כמו שיחות אישיות, משוב תקופתי, סקרים אנונימיים ומעקב טכני אחר מערכות. כל אלה מספקים תמונה חלקית בלבד. הם בודקים מצב קיים, לא מגלים מה עומד מאחוריו. אין לאמצעים הללו את היכולת לחשוף בפני המנהלים עמדות, דפוסי חשיבה או שינויי גישה של עובדים הנובעים מהתפתחות לאורך זמן.

זיהוי מוקדם מונע משברים

אבחון תקופתי מעניק לארגון את היכולת למנוע תגובת שרשרת. אם אחד מהעובדים מתנהל בחוסר יושרה, אחרים רואים, שומעים, לומדים. מהר מאוד זה הופך להיות לגיטימי, והארגון מאבד שליטה.

זיהוי בעיה בשלב מוקדם מונע הדבקה של נורמות, ומאפשר ניהול ממוקד בלי לפגוע בצוות שלם.

קל לחשוב שאין צורך לבדוק כאשר הכל מתנהל כשורה, לפחות למראית עין. זו טעות. כדאי לבצע בדיקות בתדירות קבועה, גם כאשר אין שום חשד, משבר או אירוע חמור. 

מבדק אמינות תקופתי נועד לזהות תהליכים שקטים של שחיקה, שינוי בגישה או התרופפות של גבולות. בעקבות הממצאים ניתו לבצע פעולות כגון חיזוק של מדיניות, הסברים, הגדרות מחדש, או במידת הצורך – לעצור התנהגות לפני שהיא מזיקה.

המטרה היא להסתכל על דפוסי גישה, על רמות מחויבות, על עמדות כלפי נהלים, סמכות, ערכים ואתיקה. עובדים אשר מצדיקים חריגות כי "המערכת לא הוגנת" או כי "כולם עושים את זה" מסכנים את הארגון, גם אם עדיין לא פעלו בניגוד לחוק או לנהלים.

דווקא הגילוי המוקדם הוא זה שמאפשר לתקן. כשהארגון בוחן אמינות באופן עקבי, הוא משדר בצורה ברורה שיושרה היא סטנדרט, לא המלצה. דווקא העובדים הישרים הם הראשונים שמעריכים את זה. הם רוצים לעבוד במקום שמכבד את הגבולות ומצפה מהם לעשות את אותו הדבר.

אמינות אינה קבועה אלא דינמית

עובדים אינם סטטיים. גישה שביום הראשון הייתה אחראית, מדויקת ונאמנה יכולה להשתנות לאורך זמן. זה יכול לקרות בגלל שינוי תפקיד, עומס, אכזבה אישית או שינוי במבנה הארגוני. בדיוק מהסיבה הזו, בדיקה חד פעמית אינה מספיקה. ארגון שלא בודק באופן שוטף את רמת האמינות של עובדיו עלול להיתפס לא מוכן, ולשלם את המחיר דווקא כשחשב שהכול מתנהל כשורה.

הציפייה שאנשים יעמדו תמיד בלחצים, בפיתויים ובשינויים בלי אף סטייה אינה ריאלית. גם עובדים מצוינים עלולים למצוא את עצמם במצבים שמובילים להחלטות שגויות. כשקיים מנגנון אבחוני קבוע, יש לעובדים מסגרת ברורה שמזכירה מה מקובל ומה לא. זהו כלי בקרה שמחזק את גבולות האחריות, מציף נושאים רגישים לפני שהם מתפוצצים ומסייע לשמור על בריאות ארגונית יציבה לאורך זמן.

מבדקי אמינות כמנוע לקבלת החלטות

כשיש לארגון נתונים מהימנים על רמת האמינות של צוותים, מחלקות ויחידים, ניתן לקבל החלטות ניהוליות מדויקות יותר. הממצאים משפיעים על קידומים, מיקוד בהדרכות, מעקב אחרי שינויים תרבותיים ואפילו על תכנון ארגוני. בלי הנתונים האלה, החלטות מתקבלות על פי רושם אישי או אינטואיציה. לעומת זאת, מבדק אמינות תקופתי מאפשר לארגון לפעול מתוך שליטה, לא מתוך תגובה.

הפתרון שלנו: TRUSTEE

כדי לסייע לארגונים לנהל את האמינות בצורה שיטתית, יצרנו את TRUSTEE. המבדק של מכון מידות מאתר מוקדם שינויים בגישה, ירידה במחויבות והתרופפות בנורמות. אפשר לבדוק בעזרתו עמדות, תגובות לתרחישים ואת ההתאמה לערכים המרכזיים של הארגון.

מבדק אמינות תקופתי לעובדים מותאם אישית לפי תחום, תפקיד, סביבה ונורמות קיימות. כל ארגון יכול להגדיר את הנקודות הרגישות שלו, ואנחנו בונים את המבחן בהתאם.

בסיום מתקבלים דו"חות ברורים, מקוונים ומיידיים, הכוללים ניתוח השוואתי, המלצות להמשך ותובנות שניתן לשתף עם מנהלים. אנחנו מקיימים את המבדקים עם חברות מכל ענפי המשק, בארץ ובעולם. בכל מקום שבו TRUSTEE מיושם באופן קבוע רואים תוצאות: אמינות גבוהה יותר, נורמות ברורות יותר וסיכונים נמוכים בהרבה.