סימנים שמעידים על חוסר אמינות בקרב עובדים – איך לזהות בעיות לפני שהן מתפרצות?

בעיות אמינות אינן מופיעות ביום אחד. הן מתפתחות לאט, מתחת לפני השטח, לעיתים בלי שום סימן חיצוני ברור. ואז, כשזה כבר מתפוצץ, הנזק גדול והאמון נשבר, ולעיתים קשה לתקן את מה שנפגע.

מנהלים רבים מופתעים כשהם מגלים שאדם שתפסו כאחראי ונאמן מתברר כגורם שסיכן את החברה, מעל במידע או פעל בניגוד מוחלט לאינטרס הארגוני. אבל במבט לאחור, בדרך כלל מסתבר שהיו לכך סימנים מראש.

למה אי אפשר להסתמך רק על תחושת בטן?

הטעות הנפוצה ביותר היא לחשוב שאם משהו היה לא בסדר, הייתם מרגישים את זה. בפועל, רבים מהמועסקים שמעורבים באירועים לא תקינים אינם משדרים כל סימן מוקדם כלפי חוץ. מי שמתבסס רק על אינטואיציה, או מניח שעובדים בעייתיים נראים או מתנהגים בצורה חריגה, מוותר מראש על ההגנה הכי חשובה שיש לו – זיהוי מוקדם.

דפוסי התנהגות שדורשים תשומת לב

אין נוסחה אחת לזהות חוסר אמינות, אבל יש דפוסים חוזרים שצריך לשים אליהם לב. הם לא מוכיחים בהכרח על קיומה של בעיה, אך מצדיקים בירור.

• חוסר עקביות בין מה שנאמר למה שמתבצע בפועל.
• הימנעות קבועה מבקרה, שקיפות או דיווחים.
• תגובתיות מוגזמת כשמתבקשת הבהרה על נתונים.
• נטייה להאשים אחרים בכל תקלה או עיכוב.
• ניסיון לקבל גישה למשאבים שלא רלוונטיים לתפקיד.
• שינוי חד בהתנהגות כמו ירידה במוטיבציה/הסתגרות, או להפך, מעורבות יתר בנושאים לא מהותיים

אלה לא תמיד סימנים לחשד, אבל בהחלט מדובר בנקודות שמחייבות בדיקה, במיוחד אם דפוסי ההתנהגות מופיעים לאורך זמן או בשילוב של כמה במקביל.

מה גורם לעובדים למעול?

עובדים שנתפסו כאמינים עלולים לשנות את התנהגותם בשל:

• שינוי בהנהלה או במבנה הצוות.
• קידום שנמנע מהם.
• שינוי בתנאים, שחיקה או תחושה של חוסר הכרה.
• תחושת פער בין מידת התרומה שלהם לארגון לבין מה שהם מקבלים בתמורה.

כאשר הסביבה הארגונית מייצרת פער בין מחויבות לתגמול, הסיכון להתנהגות לא נאותה גובר, גם בקרב עובדים שבעבר לא עוררו שום דאגה. לפעמים, חוסר אמינות מתחיל בדברים קטנים כמו עיגול פינות, איחורים מתמשכים, השאלת ציוד בלי רשות או דיווח לא מדויק על שעות.

תופעות רחבות היקף

יש מקרים שבהם לא מדובר בעובד אחד שסרח אלא בתרבות שלמה, אשר משפיעה בהיקף צוותי או מחלקתי. ֿלמשל, מחלקות בהן נוצרת נורמה של קווים אפורים, כמו מעשים שאף אחד לא מדווח עליהם כי "ככה עושים אצלנו", כגון שימוש לא תקין בכרטיסי אשראי, העברת לקוחות בין נציגים על בסיס נוחות, גישה למסמכים שלא לצורכי עבודה ועוד.

ככל שהדפוסים האלה מתרחבים, קשה יותר להחזיר את הסדר. הארגון מאבד שליטה, גם אם אף אחד לא עבר עבירה של ממש (עדיין).

כיצד טעויות של הארגון מובילות לבעיות?

פעמים רבות, חוסר אמינות של עובדים לא מתפתח בוואקום אלא כתוצאה ממערכת שלא בודקת, לא מגיבה, או פשוט מעלימה עין. כשאין מדיניות ברורה, כשבקרות אינן עקביות וכששאלות לגבי אתיקה אינן חלק מהשיח, נוצרת קרקע שמאפשרת לעובדים לבדוק גבולות ולחרוג מהם.

גם עובדים ישרים יכולים לסטות כשהתחושה היא שאף אחד לא באמת בודק. לכן, חשוב לא רק להתמקד בהתנהגות של אדם מסוים, אלא לבחון את התרבות הארגונית כולה. מערכת שמציבה ציפיות ברורות, אוכפת אותן ובוחנת אמינות באופן יזום, מקטינה סיכונים כבר מהיסוד.

מה קורה כאשר יש בעיות באמינות?

כאשר נוצר נזק עקב חוסר אמינות, על הארגון לנהל משבר של ממש, כמו במקרה של דליפת מידע למתחרים או זיוף מסמכים פנימיים. לא תמיד יש דרך לדעת מי אחראי, והמחיר הכבד עשוי לכלול עלויות משפטיות, תשלומי פיצויים ופגיעה במוניטין.

בשלב הזה, גם פיטורים לא פותרים את הבעיה. ולכן, השאלה היא איננה איך להתמודד עם בעיה אלא כיצד למנוע אותה מלכתחילה.

מדוע קשה לזהות חוסר אמינות?

יש כמה סיבות לכך שעובדים שנמצאים בלב פעילות ארגונית, עם גישה מלאה למשאבים ולמידע, מצליחים לפעול בניגוד ליושרה המקובלת מבלי להתגלות:

• כי הם ותיקים ונהנים מאמון מובנה.
• כי הם יודעים איך להסתיר ולהצדיק כל חריגה
• כי התרבות הארגונית סלחנית או לא מגדירה גבולות ברורים.
• כי אין מנגנון ניטור עקבי.

איך בכל זאת מזהים חוסר אמינות?

הדרך האפקטיבית ביותר לבחון אמינות היא לבדוק איך העובדים חושבים, ומה הם מרגיש כלפי גבולות, נהלים, תפקידים שאינם שלהם וסיטואציות ״אפורות״.

בחינה שיטתית של עמדות, דפוסי תגובה ואופן קבלת החלטות מאפשרת לזהות:

• רגישות אתית נמוכה.
• נטייה להפר כללים.
• הצדקה עצמית להתנהגויות בעייתיות.
• פער בין תפיסה עצמית למציאות.

אלו דברים שלא רואים בראיונות ולא עולים בשיחות עם מנהלים, אבל עלולים לסכן באופן משמעותי את הארגון כולו.

הפתרון שלנו: TRUSTEE

כדי לסייע למעסיקים לזהות בעיות אמינות לפני שהן מתפרצות, אנחנו מציעים את TRUSTEE – מבדק אמינות תקופתי לעובדים המאפשר למפות את רמת היושרה בארגון, לזהות עובדים עם נטייה להתנהגויות בעייתיות, ולהצביע על אזורים ארגוניים שבהם הנורמות מתחילות להתרופף.

מטרת המבדק היא לבנות תמונה אמיתית של הארגון מבפנים: היכן צריך לחזק גבולות, איפה דרוש שיח פתוח ואיפה קיימת נטייה לסיכון.

התהליך פשוט, לא פולשני, ונותן תוצאות ברורות תוך זמן קצר, לרבות ניתוחים משווים, שאלות המשך והמלצות לפעולה. אנחנו עובדים עם מאות חברות בארץ ובעולם, ורואים פעם אחר פעם איך המבדק מונע טעויות עוד לפני שהן קורות. אם אתם רוצים לדעת מה באמת קורה בארגון שלכם, ולא רק מה שנמצא בדוחות, זה בדיוק המקום להתחיל ממנו.